Um plano de contingência financeira para cada negócio é uma jogada inteligente. Crises e contratempos são possíveis a qualquer momento. Estes podem incluir desastres naturais, deterioração econômica, problemas técnicos, falência de parceiros, abandono de clientes e falências de parceiros. O planejamento de contingências delineia como a empresa pode responder rápida e eficientemente a estas situações.
O que é Planejamento para Contingências Financeiras?
O planejamento de contingência é, em geral, a priorização das ações que você deve tomar quando há ameaças extraordinárias ao seu negócio. Quais são os melhores primeiros passos a serem dados durante uma crise? Quais são os próximos passos se estes não forem suficientes?
O planejamento financeiro de contingência refere-se ao aspecto de planejamento de contingência que considera os recursos financeiros necessários para manter a empresa em funcionamento e funcional no caso de uma crise. Pode ajudar a encontrar maneiras de aumentar os fundos ou reduzir os custos no caso de uma queda repentina na receita.
O que é um plano de contingência financeira?
Planos de contingência financeira são projetados para identificar os piores cenários de sua empresa, seu impacto e possíveis soluções. Os planos de contingência financeira são geralmente desenvolvidos por empresas que coletam e analisam dados e depois os entregam a executivos e gerentes seniores que fazem um brainstorming das estratégias. É também aqui que uma empresa pode contratar um consultor.
Um plano de contingência financeira é normalmente desenvolvido por uma organização para cada um dos aproximadamente uma dúzia de riscos que são escolhidos pelo grupo. O plano de contingência da empresa é usado como uma diretriz em tempos de crise.
Por que os Planos de Contingência Financeira são tão importantes?
Os planos de contingência financeira são uma base para mitigar os riscos e acelerar a recuperação de desastres. Eles também garantem a continuidade e a resiliência dos negócios. Os analistas dizem que a pandemia da COVID-19 colocou um prêmio sobre as empresas que estabelecem resiliência, particularmente em suas cadeias de fornecimento.
Um forte argumento comercial é essencial para o planejamento de contingência. As empresas que são capazes de responder rapidamente a uma crise e voltar ao bom caminho rapidamente poderiam ter uma vantagem competitiva.
Benefícios de um Plano de Contingência Financeira
Um plano de contingência financeira pode ajudá-lo a permanecer solvente e a manter uma operação comercial normal. Mas há muitos outros benefícios. O benefício emocional é um deles, pois o planejamento antecipado pode ajudar a reduzir o estresse e o pânico em tempos de crise. Sua equipe será capaz de rapidamente voltar sua atenção de uma situação difícil e às vezes dinâmica para uma situação claramente planejada.
Você também tem a vantagem reputacional de ser capaz de responder rapidamente em uma crise. Isto é uma reflexão positiva sobre sua empresa. Mesmo que você não tenha que implementar o Plano B, os clientes e outras partes interessadas se sentirão mais seguros sabendo que você tem um plano de contingência financeira.
Tenha em mente que os planos de contingência financeira podem ser usados para todos os cenários. Você também pode usá-los para lidar com os piores cenários, como um influxo de pedidos on-line que você não tem capacidade suficiente para atender. Os planos de contingência financeira são uma forma de as empresas se beneficiarem plenamente de seu sucesso.
Você não pode planejar para cada revés ou crise, mas se você tiver alguns planos de contingência financeira que tenha testado, você pode ser capaz de adaptá-los a outras situações.
O que está incluído em um Plano de Contingência Financeira
Dois objetivos são essenciais para o planejamento financeiro de contingência. O primeiro se concentra na resposta imediata à crise. A segunda concentra-se na normalização das operações comerciais após o evento ou em áreas que não tenham sido afetadas por ele.
Uma solução de curto prazo para uma crise financeira dentro de uma unidade central de negócios poderia ser a utilização de uma linha de crédito existente; uma resposta de longo prazo poderia ser desviar os gastos de unidades não lucrativas ou complementares para a área central em risco, a fim de ajudá-la a recuperar-se.
Com base no tipo e no tamanho de seu negócio, o conteúdo de um documento de planejamento de contingência financeira será diferente de um capítulo para outro. Um plano deve oferecer opções para reduzir custos e mobilizar recursos. Você pode ser capaz de puxar alavancas financeiras, tais como:
Em tempos de crise, as reservas de dinheiro são a melhor forma de financiamento. Os especialistas recomendam que as empresas tenham dinheiro ou outros ativos líquidos suficientes para cobrir as despesas operacionais de seis meses.
Entretanto, pesquisas mostram que as empresas menores freqüentemente não têm essa quantia. As empresas devem ter acesso a empréstimos de curto prazo, linhas de crédito e seguro de continuidade de negócios para estarem preparadas para qualquer eventualidade.
Custos: A fim de preservar atividades lucrativas e manter um fluxo de caixa positivo, despesas, pessoal e unidades de negócios inteiras podem ser todas reduzidas ou vendidas.
O software de contabilidade que fornece relatórios detalhados e ferramentas de visualização de dados o ajudará a avaliar as melhores opções para sua empresa. Ele extrai de dados ao vivo de seu gerenciamento de recursos empresariais (ERP), e outras ferramentas.
Exemplo de um Plano de Contingência Financeira
As empresas são propensas a depender de um cliente para grandes quantidades de receita. Este é um risco sério que destaca a importância dos planos de contingência. Um plano de contingência deve estar em vigor para um cliente que assume 25% do seu negócio. Este plano pode incluir os seguintes componentes financeiros:
- Para cobrir a falta de receita, providencie o acesso a financiamento de curto prazo com seu banco.
- Compreender suas opções ao negociar extensões de empréstimos comerciais existentes.
- Renegociar cronogramas de pagamento ou cobrar contas vencidas para acelerar o pagamento.
- A demissão de pessoal relacionado com os negócios do cliente que faleceu.
- As soluções de longo prazo podem incluir a redução de gastos discricionários e operações não lucrativas, e a duplicação no desenvolvimento de novos negócios. Isto substituirá a receita perdida e tornará seu negócio menos dependente de um cliente. Para minimizar o impacto em outras áreas do negócio, as principais áreas de negócios não devem ser afetadas por cortes que possam afetar sua lucratividade.
- É importante manter o “business as usual” sempre que possível.
7 Passos para Fazer um Planejamento de Contingência Financeira
Para garantir que o maior risco seja coberto, as empresas devem utilizar uma abordagem sistemática para criar um planejamento financeiro de contingência. Estas são as principais etapas:
- Identificar os riscos. Reduza seus riscos a apenas cinco ou seis cenários que poderiam realmente descarrilar seu negócio. Quais são suas chances? Qual seria a gravidade do impacto de seus negócios?
- Analisar as causas. Estas situações podem ser difíceis de entender e você deve documentá-las.
Acompanhe os indicadores. Esta análise o ajudará a identificar os sinais de problemas e sugerirá maneiras de rastreá-los para que você possa se manter a par da situação. - Prescreva ações. Descreva a estratégia para responder a cada crise. Isto inclui identificar e priorizar quais ações a serem tomadas, por quem, e dentro de que prazo.
- Quando você estiver criando o esboço de seu plano de contingência, reserve um tempo para examinar cada risco, os recursos financeiros que você tem disponíveis e como você pode responder.
- Analise seu perfil financeiro. Você pode usar todas as ferramentas de análise financeira e planejamento que você tem para analisar suas operações. Isto lhe dará uma visão do provável impacto de diferentes cenários.
- Faça um balanço de seus ativos e encontre fontes de financiamento. Estas são as perguntas que você deve fazer a si mesmo: Qual é a quantia que você tem em reserva de caixa? Que bens são essenciais e devem ser protegidos? Que ativos você está pensando em vender ou fechar? O que você poderia fazer para reduzir os gastos e ainda ser lucrativo? Qual é o valor máximo que você pode tomar emprestado em um curto espaço de tempo? Você está coberto para interrupção de negócios?
- Planeje uma realocação, redução ou alavancagem. As respostas às perguntas acima podem levá-lo a mergulhar em suas reservas, o que geralmente é a melhor opção. Ou reduzir a produção, usar linhas de crédito com seu banco, ou vender uma unidade não central. Cada opção deve ser avaliada por sua capacidade de levantar fundos de forma rápida e confiável. Vender uma unidade de negócios pode ter um resultado mais lento e menos certo do que contrair um empréstimo a curto prazo, quando o tempo é crítico.
Estas melhores práticas também otimizarão a criação e manutenção de seu planejamento financeiro de contingência.